Come scegliere un software gestionale per e-commerce
L’evoluzione digitale ha trasformato il mondo degli affari. Non è più sufficiente gestire separatamente i processi aziendali e le attività di vendita online: oggi, l’integrazione tra il software gestionale (ERP) e la piattaforma e-commerce è essenziale per ottenere efficienza, competitività e crescita. Tuttavia, non tutte le soluzioni sono uguali, anzi sul mercato si trovano molte soluzioni di basso livello e per evitare di cadere nella trappola che impedirà presto alla tua azienda di crescere, è necessario scegliere la soluzione ed il partner giusto può fare la differenza. Il primo fattore: il prezzoSe credi davvero di riuscire a sfondare nel commercio elettronico e sopravvivere alla guerra dei competitor online, allora sicuramente dovresti evitare di acquistare servizi che costano 29 o 59 euro al mese. Se pensi quanto costa la consulenza di un'ora erogata da uno specialista, ti renderai conto subito che puoi scordarti qualsiasi assistenza o personalizzazione. Se pensi di risparmiare con il gestionale, allora dovresti cominciare a pensare che forse è meglio non fare proprio e-commerce. Il secondo fattore: il marketing e gli aspetti iinfrastrutturali chi li gestisce?Non basta avere un gestionale per e-commerce, una piattaforma (cms) oppure un sito per vedere. Il cuore pulsante è il marketing. Se pensi di gestire autonomamente il marketing rischi di sopravvalutare le tue competenze e di sottostimare il tempo necessario per curare con attenzione tutti gli aspetti. Affidarsi a chi gestisce contemporaneamente tutti gli aspetti tecnici del gestionale in cloud e contemporaneamente anche il marketing è una soluzione opportuna. Peraltro scegliere chi produce anche la piattaforma rispetto a chi utilizza software fatti da altri soggetti, garantisce il pieno controllo dell'applicativo e la massima possibilità di intervento. Perché scegliere un gestionale nato per l'e-commerce è la scelta vincenteQuando si tratta di integrare un gestionale aziendale con un sistema e-commerce, è fondamentale fare una scelta consapevole: preferire software progettati specificamente per l’e-commerce e in grado di gestire anche le attività di un negozio fisico, piuttosto che optare per soluzioni nate per soddisfare esclusivamente le esigenze dei negozi tradizionali e successivamente adattate al digitale. Spesso, infatti, le seconde opzioni si rivelano una trappola più che una soluzione, con costi nascosti e complessità crescenti che possono frenare la crescita dell’azienda. Le problematiche dei gestionali tradizionali adattati all’onlineUn software gestionale progettato per il retail fisico si concentra esclusivamente sulle necessità operative di negozi e magazzini tradizionali come la stampa degli scontrini, la gestione di casse multiple o di più sedi. Sebbene alcune soluzioni abbiano cercato di evolversi per includere funzionalità e-commerce, la realtà è che queste aggiunte sono spesso incomplete, rigide e frammentarie. Per colmare le lacune, gli utenti si trovano costretti ad acquistare e installare decine di plugin e funzionalità a pagamento, che comportano abbonamenti ricorrenti e una gestione complicata. Ad esempio, per un e-commerce gestito con un gestionale tradizionale, potrebbe essere necessario: Mappare le categorie con i marketplace come Amazon, eBay o Zalando, operazione che spesso richiede plugin aggiuntivi.Stampare le lettere di vettura dei principali corrieri (GLS, DHL, TNT, Poste Italiane, UPS, FedEx, SDA, Bartolini, KiPoint, Mail Boxes Etc, Spedizioni Amazon) senza dover caricare manualmente ogni informazione. Senza un'integrazione nativa, si è costretti a gestire queste attività attraverso piattaforme separate spendendo anche molti soldi.Gestire le normative e-commerce come GDPR, GSPR, DAC7, etcGestire la logistica avanzata, come il picking live, l’etichettatura dei prodotti in arrivo e il monitoraggio delle spedizioni (tracking), che spesso richiede ulteriori applicativi. Questo approccio “rattoppato” porta inevitabilmente a un sistema frammentato e poco efficiente. Gli utenti si trovano di fronte a un’interfaccia sovraccarica di moduli e plugin che non sempre comunicano bene tra loro, causando: Lentezza operativa: Ogni plugin aggiunto rallenta le prestazioni del sistema, specialmente nelle piattaforme non progettate per gestire grandi volumi di dati o flussi complessi.Rigidità strutturale: La mancanza di flessibilità dei gestionali tradizionali li rende difficili da adattare a esigenze specifiche, costringendo le aziende a modificare i loro processi per adattarsi al software anziché il contrario.Problemi di scalabilità: Man mano che l’azienda cresce, la necessità di integrare ulteriori moduli o plugin porta a conflitti tecnici, rendendo il sistema instabile e difficile da espandere.Alti costi nascosti: Abbonamenti mensili o annuali per ogni modulo aggiuntivo possono far lievitare significativamente i costi, riducendo i margini di profitto.Usare impropriamente le piattaforme come Prestashop, Ecwid e WooCommerce come gestionali o channel managerMolti imprenditori digitali pensano erroneamente di poter trasformare piattaforme tipo queste in gestionali completi. Tuttavia, queste soluzioni sono progettate per gestire siti e-commerce, non per fungere da sistemi integrati per la gestione aziendale. Per avvicinarle a un gestionale, è necessario installare numerosi plugin, trasformandole in strumenti “ibridi” che non sono mai stati concepiti per funzionare in questo modo. Questi “mini-gestionali” creati con plugin introdotti manualmente presentano numerosi problemi: Connettori fragili: Le integrazioni con marketplace o sistemi di gestione sono spesso parziali e richiedono aggiornamenti frequenti. Non sono studiati per interoperare tra di loro e gli aggiornamenti e requisiti possono bloccare un intero sistema.Farraginosità: Ogni nuova funzionalità aggiunge complessità, rendendo il sistema poco intuitivo e difficile da usare per il personale.Rischi dei fornitori: ogni modulo o plugin viene erogato da un fornitore diverso pertanto ti troverai costretto ad interagire con decine di fornitori per servizi di scarso valore che normalmente offrono un'assistenza altrettanto scarsa in caso di problemi, guasti bloccanti o necessità di personalizzazioni o esportazioni.Assenza di supporto nativo: Piattaforme come WooCommerce non offrono nativamente funzionalità per la logistica, il magazzino o la gestione delle vendite al banco, costringendo le aziende a investire in strumenti esterni.Perché integrare software gestionale ed e-commerce è essenziale? E come evitare errori nella scelta?Nella gestione di un e-commerce, uno dei problemi principali è la difficoltà di sincronizzare in tempo reale i dati aziendali, gli ordini e le giacenze tra la piattaforma di vendita e il gestionale aziendale. Questo problema genera inefficienze, ritardi e, nei casi peggiori, insoddisfazione del cliente. Immagina di vendere un prodotto che in realtà non è disponibile a magazzino, o di non riuscire a processare rapidamente un ordine per mancanza di comunicazione tra i sistemi: le conseguenze possono essere costose sia in termini economici che reputazionali. Gestione ordini: attenzione ad errori ed inefficienzeLe soluzioni di integrazione di base si limitano spesso a sincronizzare gli ordini tra l’e-commerce e il gestionale, ma questo è solo il primo passo. Una buona soluzione avanzata dovrebbe invece analizzare in tempo reale i dati degli ordini, prevenendo errori di doppia fatturazione o invio, oltre ad automatizzare la creazione di documenti fiscali. Una funzione indispensabile è anche la gestione rapida ed efficiente di grandi volumi di fatture e corrispettivi internazionali, integrando i dati provenienti da diversi software, marketplace e canali, senza interruzioni o complicazioni. Il vero valore aggiunto di un sistema integrato è la sua affidabilità e velocità, supportata da un’architettura flessibile che garantisce compatibilità con un ampio numero di marketplace. Questo supera di gran lunga le limitazioni dei sistemi che richiedono aggiornamenti manuali o costosi plugin per raggiungere una funzionalità accettabile. Giacenze, logistica e hardware industrialeUno degli aspetti più critici nella gestione di un e-commerce è mantenere aggiornate le giacenze in tempo reale. Le soluzioni tradizionali, basate su sincronizzazioni periodiche, lasciano spazio a errori che possono compromettere l’esperienza del cliente, come la vendita di prodotti non disponibili o ritardi nella preparazione degli ordini. Una soluzione avanzata deve aggiornare le giacenze istantaneamente attraverso l’integrazione tra negozio fisico, software gestionale (ERP), marketplace ed e-commerce, consentendo inoltre la gestione completa dei flussi di magazzino. Questo include operazioni come picking (prelevamento della merce), etichettatura automatica (in fase di caricamento della merce) e stampa delle lettere di vettura per tutti i corrieri. Per chi gestisce sia negozi fisici che digitali, l’integrazione con sistemi di cassa e logistica deve unificare le giacenze tra offline e online, creando un ecosistema connesso che elimina disallineamenti e inefficienze. Un software gestionale efficace deve supportare l'utilizzo di hardware industriale avanzato, come palmari per la gestione della logistica, etichettatrici, lettori di codici a barre e dispositivi mobili come tablet e smartphone per lavorare in mobilità. Inoltre, l'integrazione con tecnologie come tag NFC, RFID e QR code garantisce una gestione precisa e rapida delle operazioni, ottimizzando i flussi di lavoro e migliorando l'efficienza complessiva dell’azienda. Queste funzionalità non solo semplificano le attività quotidiane, ma permettono anche una maggiore adattabilità alle esigenze specifiche di ogni settore. Analisi e competitività: decidi con i datiA differenza delle piattaforme di base che offrono solo integrazioni limitate, una soluzione efficace deve aggiungere un livello di analisi strategica ai dati aziendali. Monitorare in tempo reale la competitività dei prodotti in ogni marketplace, gestire strategie di pricing dinamico e ottimizzare le campagne promozionali grazie a report dettagliati sono elementi fondamentali per mantenere un vantaggio competitivo. Un buon sistema sfrutta l’intelligenza artificiale per analizzare i trend di mercato, suggerendo miglioramenti e ottimizzazioni che aiutano a prendere decisioni rapide e informate, aumentando le vendite e massimizzando i profitti. Questo livello di approfondimento non è spesso disponibile con soluzioni tradizionali, che rimangono limitate alla semplice gestione dei flussi di lavoro. Gestione dei resiLa gestione dei resi è una delle sfide più impegnative per qualsiasi e-commerce, spesso considerata la parte più complicata e onerosa dell’intero processo operativo. Tuttavia, una gestione efficace dei resi può trasformare questa difficoltà in un’opportunità per migliorare l’efficienza aziendale e fidelizzare i clienti. È fondamentale disporre di un sistema centralizzato che consenta di coordinare ogni aspetto del flusso di reso in modo semplice, senza richiedere personale altamente specializzato. Un buon sistema di gestione dei resi deve garantire che tutte le richieste siano raccolte, elaborate e tracciate in un unico luogo, automatizzando il più possibile le operazioni. Questo permette di ridurre gli errori, minimizzare i tempi di attesa e ottimizzare i costi legati alla logistica inversa. Inoltre, la semplicità del sistema è essenziale: interfacce intuitive e processi automatizzati consentono di standardizzare le procedure e di semplificare anche le operazioni più complesse, come l’emissione delle etichette di reso, l’organizzazione dei rimborsi e il monitoraggio dei prodotti restituiti. La possibilità di utilizzare strumenti come codici a barre, QR code o NFC migliora ulteriormente la precisione e la rapidità delle operazioni, riducendo il carico di lavoro manuale. Una gestione dei resi efficiente non solo aumenta l’efficienza interna, ma rappresenta anche un elemento chiave per offrire un’esperienza positiva ai clienti. Trasparenza e velocità sono due aspetti cruciali: aggiornamenti puntuali sullo stato della richiesta e tempi rapidi per la risoluzione del reso sono elementi che rafforzano la fiducia e la soddisfazione del cliente. Inoltre, offrire opzioni flessibili, come la possibilità di scegliere tra rimborsi, sostituzioni o crediti per futuri acquisti, può trasformare un’esperienza potenzialmente negativa in un’opportunità per rafforzare la relazione con il cliente. La gestione dei resi, quindi, non deve essere vista solo come una problematica da risolvere, ma come un’occasione strategica per migliorare i processi interni e consolidare la reputazione dell’e-commerce, garantendo efficienza operativa e soddisfazione del cliente in ogni fase del percorso. Supporto multicanale: vendi ovunque, senza limitiGestire la vendita su più piattaforme può diventare un incubo senza una gestione centralizzata. Una piattaforma efficace dovrebbe sincronizzare le vendite su tutti i principali marketplace (Amazon, eBay, ManoMano, Zalando, Cdiscount, Spartoo, Aliexpress, E-Price, Conrad, Leroy Merlin, Privalia, Casino, Rakuten, Rakuten, Temu, Allegro, Kaufland, Etry, Tannico, Yoox, Bol, Otto, Fnac, Veepee, WayFair, Farfetch, Decathlon, Asos, Groupon, La Feltrinelli) mantenendo un unico punto di controllo per ordini, resi e aggiornamenti di magazzino. Questo approccio riduce drasticamente il lavoro manuale e semplifica la gestione operativa. Corrieri e sistemi di pagamentoUna soluzione di qualità include connessioni dirette con tutti i corrieri e sistemi di pagamento, offrendo anche opzioni avanzate come la rateizzazione. Tutto ciò elimina la necessità di moduli aggiuntivi e garantisce un’esperienza fluida sia per i clienti che per le aziende, riducendo al minimo i costi nascosti e le limitazioni tecniche. Fai attenzione perchè i gestionali che includono servizi per la stampa delle lettere di vettura dei corrieri, ti costringono a pagare cifre spropositate per la stampa delle etichette per la spedizione. Anche se sulla carta, infatti, si tratta di pochi centesimi per spedizione, quando si considerano i quantitativi di spedizione gestiti in un anno le cifre potrebbero far spavento. Assicurati sempre che la piattaforma che stai scegliendo non contenga costi nascosti e soprattutto che l'implementazione di tutti i corrieri sia diretta e nativa perchè in tal caso non sono dovuti ulteriori costi. Personalizzazione e flessibilità su misuraUno dei limiti più grandi delle soluzioni standard è la loro rigidità. Ogni azienda ha esigenze uniche, e le piattaforme generiche spesso costringono a lavorare secondo schemi prestabiliti, adattando i processi aziendali al software invece del contrario. Un sistema ideale deve essere progettato per offrire una personalizzazione totale, adattandosi ai flussi di lavoro specifici di ogni azienda. Oltre a gestire gli aspetti tecnici, deve fornire anche supporto in ambiti cruciali come il marketing, la SEO e il branding, per garantire una crescita a 360 gradi. Questo approccio elimina la necessità di affidarsi a soluzioni preconfezionate e poco flessibili, che spesso rappresentano più un ostacolo che un’opportunità per la crescita aziendale. Il futuro della gestione aziendale ed e-commerceL’integrazione tra software gestionale ed e-commerce non è solo un aspetto tecnico, ma un elemento strategico per il successo aziendale. Scegliere una soluzione completa significa investire in un sistema che non solo semplifica i processi, ma offre anche la flessibilità e la scalabilità necessarie per crescere. Puntare su un ecosistema integrato, che includa funzionalità avanzate e si adatti alle esigenze specifiche della tua azienda, è la chiave per affrontare con successo le sfide del mercato digitale e garantire una crescita sostenibile nel lungo termine. Giovanni Gasparri Se intendi essere aggiornato sul mondo del commercio elettronico, iscriviti subito alla nostra newsletter!
